Por qué odiar los reportes malos y cómo volverlos a querer

EnAuthomata NO hacemos reportes, básicamente porque nos damos feedback todo el tiempo, tenemos paneles para eso y porque tenemos la práctica interiorizada de usar nuestro tiempo para hacer, no para reportar y bueno, también somos solo 2 personas y 32 software, jajjaja.

Suponemos que al menos 30% del tiempo de un colaborador en cualquier empresa se invierte en hacer reportes, que en general caen en alguna de estas categorías:

  • Reportes para demostrar que trabajó
  • Reportes para explicar algo y sacarse la responsabilidad
  • Reportes para ver cuán bien lo hemos hecho
  • Reportes que reflejan lo que importa y está mal pero nadie realmente cambiará
  • Reportes que alguien inventó y ya nadie recuerda para qué son, pero si se dejaran de hacer mucha gente quedaría desempleada.
  • Reportes que pidió el cliente porque no lee los mails que les envían.
  • Reportes útiles que nadie lee y que se tienen que explicar en reuniones largas.

¡¡¡30% del tiempo de un colaborador son muchísimas horas!!! y muchas de esas horas, no son para pensar en mejorar las cosas del reporte, sino solo para reunir los elementos de éste. Eso significa perder 30% en <eco> nada, nada, nada </eco>.

No es que los reportes no sean importantes, al contrario, los datos que contienen son claves y eso es porque el manejo de datos dentro de una empresa, indica mucho sobre la salud de ésta:

  • La empresa es colaborativa=se comparte información entre áreas.
  • La empresa tiene control=hay indicadores que permiten ver el gasto, la inversión y los esfuerzos.
  • La empresa tiene futuro=hay indicadores que permiten proyectar el progreso de productos y proyectos.

Si hoy tus reportes no permiten nada de lo anterior, probablemente tienes reportes de vanidad, mucho número, mucho gráfico, mucho porcentaje y CERO posibilidad de arreglar algo.

¿Dónde comenzar a arreglar el alma de los reportes? Van en orden espiritual.

  1. Digitalizar el ingreso de los datos
  2. Normalizar los datos (¡no más direcciones mal ingresadas!)
  3. Centralizar los datos para su consumo
  4. Eliminar todos los reportes que nadie lee pero que existen para que el otro haga algo y todos los que hacemos inventando datos porque nos piden la información después de consumado el hecho sin habernos avisado que teníamos que registrar…

Continúa.

  1. Diseñar los reportes con los clientes y generadores de datos
  2. Orquestar los productos de datos para que sean coherentes entre sí
  3. Socializar los resultados de los productos de datos en el día a día de la empresa
  4. Arreglar la empresa (o sea hacerse cargo de lo que mostraron los datos)
  5. Tener un panel muy cool de datos en una tele para mostrar a tus amigos cuando termine la pandemia.

Evidentemente, no es una cosa fácil pasar de una torre de excel Frankstein unidos por solo la divina providencia a un reporte razonable pero quizás estas herramientas te ayuden

  1. Google Forms>Google Sheets>Sheets Api. Que todo ingrese digital, la digitación es la madre de los errores, hacer un formulario de ingreso también permite estandarizar los datos (y no tener columnas vacías ni info mal ingresada), Google sheets permite consumir información y conectarla con otras herramientas, asi que conecta tus datos con otras cosas
  2. Document Studio (add on de google suite) Permite hacer informes que consumen información directamente desde google sheets. Si no puedes eliminar el reporte, automátizalo.
  3. DataBox: 70 integraciones, 200 templates de reportes con las métricas ya listas. Esta herramienta permite construir reportes conectados con tus datos de Excel o google sheets o alguno de los 70 sistemas listos (mailchimp, woocommerce, g analytics, facebook, twitter, youtube)
  4. Sheetgo: tienes tus plantillas de excels y en tu organización hay otras plantillas más. Son un abominación organizacional, pero si no puedes eliminarlas, conéctalas. Sheetgo conecta plantillas, automatiza la actualización de los datos entre las planillas, también sube la info a google drive y google sheets para consumirlas desde la API
  5. Excel MakeOver: si te encanta tu excel. Agregale tabs para no tener 100 ventanas abiertas y perderte, también puedes aplicar merge para que sean del mismo libro. Aplica estadísticas con Analysis Toolpack o aplica Forecastpara hacer proyecciones.
  6. Si quieres llevar al siguiente nivel tus datos. WordPress y WPDatatables. Así no solo tienes reportes, sino un lugar donde verlos, comentarlos y compartirlos. Sin límites de usuarios

Este artículo es parte del episodio sobre «El Arte de hacer reportes inútiles, útiles con tecnología» que puedes ver en nuestro canal de Youtube

Acerca de la autora:

Hanna Back Pyo es publicista, de la Universidad del Pacífico. Con más de 10 años de experiencia en marketing y métricas digitales, diseño de servicios, gestión de proyectos ágiles, políticas públicas digitales y diseño de servicios TI. Le apasiona optimizar cosas y pintar acuarelas. Emprendedora, hacker cívico, mentora de startups y ex coordinadora de diseño de servicios digitales del Gobierno de Chile, actualmente es la Cofounder y CEO de Authomata.io

Acerca del editor:

Andrés Bustamante Valenzuela es psicólogo organizacional de la Universidad Católica, magíster en Ingeniería de Negocios y Tecnologías de Información de la Universidad de Chile y cuenta con diplomados en Diseño de Servicios (UC) y en Teatro Musical (Projazz). Con más de 20 años de experiencia en tecnología, procesos, políticas públicas y transformación digital. Le apasiona la Realidad Virtual y cantar. Emprendedor, artista amateur, ex Director de Gobierno Digital de Chile, nombrado en 2018 por Apolytical UK como una de las 100 personas mas influyentes del mundo en Gobierno Digital. Actualmente Cofounder y socio de Authomata.io

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