“Me encanta este proyecto”, “odio este proyecto”, “amo el proyecto nuevo”, “espero que este proyecto desaparezca de la faz de la tierra”. Todos hemos pasado por ese ciclo de amor y odio absoluto. Los proyectos son como una relación nueva, donde todo es lindo y huele bien, pero pasa el tiempo y pasan…COSAS. ¡COSAS ESPANTOSAS QUE TE HACEN QUERER RENUNCIAR E IRTE A FABRICAR CERVEZA Y VIVIR DE LA TIERRA.

Este artículo se trata del método que hemos ido construyendo en Authomata para no odiar los proyectos ni a nuestros clientes. Es resultado de experiencias malas y buenas de distintas metodologías aplicadas en empresas, instituciones públicas y en nosotros mismos. No pretende ser una biblia, sino más bien un torpedo (jerga chilena para el papelito con el cual uno salvaba el examen).

Primero ¿Qué hace que un proyecto bello e inocente se vuelva odioso?

• ORIGEN: A Hitler probablemente también se le ocurrieron bellos proyectos, pero seguramente debe haberlos arruinado en el camino. La gente mala no puede hacer proyectos bellos. Un proyecto es un organismo vivo, absorbe el mal “modjo”.
• INDECISIÓN: Si, no quizás. Esto es como cuando estás guardando el ingrediente para una receta especial que nunca haces y se pudre.
• ESTUPIDEZ: Un proyecto exitoso es una secuencia de buenas decisiones. Un proyecto odioso es una secuencia de estupideces no corregidas.
• DOMINIO: Un proyecto sin dueño, no es de nadie. Un proyecto de una sola área, también es de nadie.
• TEMPORALIDAD: Ha pasado tanto tiempo desde su deadline oficial que el proyecto ha creado su propia línea espacio temporal y es un agujero negro de recursos.

También hay proyectos odiosos porque no emocionan a nadie, porque son aburridos, pero asumo que si hay gente que se emociona con aplicar la norma ISO, todo proyecto debería tener alguien que lo quiera, así que no pondré eso en la lista.

¿Qué es un proyecto mínimo viable?

Un proyecto mínimo viable es la manera en que nosotros establecemos nuestra relación con los clientes. Es lo que define si es que estamos avanzando y obliga a ordenar las expectativas y resultados.

Un Proyecto Mínimo Viable tiene que cumplir las siguientes reglas:

• Entregables de valor en máximo de tres meses.
• Es Funcional: o sea opera realmente
• Es Incremental: lo que construimos es parte de la siguiente fase del proyecto.
• Tiene CERO GRASA: no hay actividades innecesarias ni cosas que no generen valor
• Es escalable: puede ser desplegado en mayor capacidad y no se quebrará
• Tiene WOW: el objetivo que se persiga tiene que cambiar el estado de las cosas, la realidad, las ganas de vivir de la gente que lo fabrique y la gente que lo usa.

Muchos me dirán: “HÁ, pero no se puede hacer una fusión de TI de aerolíneas en 3 meses” y no, no se puede, lo que se puede hacer es una división de los componentes más importantes en Proyectos Mínimos Viables en vez de andar corriendo en círculos con las manos arriba en un proyecto GIGANTE sin visibilidad, de alta complejidad y con exceso de información, donde si fallas se pierden maletas, se pierden vuelos y se pierden vidas.

El Método

No hay métodos infalibles. Este método básicamente obliga a las organizaciones a sincerar qué quieren, comprometerse a eso, integrar sus esfuerzos y alinear los egos y los astros a ese objetivo que quieren cumplir.

Decimos obliga porque…los llevamos hacia allá. Necesitamos certeza y energía de la empresa, especialmente de los gerentes. Eso viene con compromiso. No se avanza si no existen compromisos, no hay proyecto sin compromisos.

Las 5 fases (explicamos en la imagen con más detalle):

1. Ideación: El humano responsable del origen de la idea, la explica, la define, la comparte), otro investiga que hay en el mundo y definen juntos: Los usuarios, el problema, la necesidad, qué se quiere resolver y el contexto general. Producto de esta fase: Documento de requerimientos, nada fancy, 2 planas escritas en cristiano.
2. Diseño: Ahora que hay algo más concreto, sacar todo de la cabeza, esta fase es una fiesta, se invita a la gente a dar sus ideas, miedos, cosas que han visto, en relación a la idea. Producto de esta fase: Definición de PERSONA, Viajes de usuario, Definición de solución (el método, no la tecnología).
3. Integración: Mantenga la mente abierta, porque en integración, vemos que está haciendo la empresa respecto al mismo tema y OH SORPRESA, muchas veces hay proyectos parecidos, recursos que se podrían reutilizar o interacciones entre proyectos. Producto de esta fase: Historias de usuario y mapa de integración de proyecto (Tu proyecto conectado con todo el resto).
4. Arquitectura: Ya a estas alturas sabemos qué podrá hacer el usuario (historias de usuarios), aquí es clave que si la gerencia se ha desconectado, reconectarla, porque necesitamos que priorice/elimine para poder agrupar las historias de usuarios y crear la arquitectura de módulos y versiones del proyecto, y hacer la solicitud de recursos necesarios para ejecutar. Ya de antes deberías haber hablado con operaciones, TI y la gente que tiene que atender a los usuarios…pero si no lo has hecho, ahora puedes.
5. Implementación: En esta etapa prototipamos, podemos ejecutarlo con algo que ya exista, hacer una versión un poco más manual que lo que queremos. La parte clave es el prototipado de la función, no de la tecnología. Estamos tratando de replicar el método con el que solucionamos el problema. La prueba de oro es que sea mejor…sino no lo tocamos. Creo que la implementación tiende a ser una de las fases de pesadilla, porque es habitualmente cuando descubrimos que hay muchas cosas no definidas, ni construidas, por eso los invitamos cordialmente a ver eso en la etapa de integración para que cuando lleguen a implementar, el plan priorice aquello que es implementable y sobre todo, importante.

Roles

Creo que todos nos ha tocado ser el árbol o roca en el pesebre en el jardín, es triste. Los proyectos siempre son una buena oportunidad para que todos seamos el Niño Jesús y la verdad es que los proyectos y su éxito dependen de que la gente use todo su talento. Estos son algunos roles que podemos entregar.

Gerente(a)>CHAMPIONS

Necesitas gente que mueva gente, esa es la gerencia, necesitas que hablen del proyecto que sea de ellxs, darles insumos para hacer el mejor cheerleading corporativo. Necesitan entender el proyecto, empatizar con los usuarios, ser los expertos.

Product Owner

Los proyectos necesitan UNA cara visible, no importa lo participativo que sean, al final del día hay una cabeza responsable. El product Owner NO NEGOCIA CON TERRORISTAS y busca que el objetivo del proyecto sea algo que haga orgullosa a su mamá.

Equipo de Guerrilla

Este es un equipo de gente estable e invitados especiales, que se comportan como un equipo de guerrilla. Dentro de la guerrilla es mucho más horizontal. Tiene que existir el honor, la confianza y tienen que ser capaces. Invita gente, hazlos parte, dales el crédito que corresponde.

Frenemies

Amigos/Enemigos, siempre van a haber gente reticente y que odia…tenlos cerca, pero sobretodo averigua todo lo que puedas, porque a veces el odio es justificado.

Padrinos mágicos

Hay seres mágicos dentro de la organización que conceden deseos y consiguen buenas voluntades. Logra que te adopten.

SWAT

En toda organización hay personas altamente especializadas que pueden solucionar problemas que nadie más puede o que sabe algo que otros no. También son los que te pueden botar un proyecto, por un detalle técnico que no se te ocurrió preguntar antes de hacer la arquitectura.

Castores Cascarrabias

Para ejecutar necesitas castores, gente que sepa construir, que quiera construir, y que solo le interese construir, no es necesario que estén enojados, pero sí decididos y que tengan energía. Recluta al castor más capacitado y actitud decidida para implementar.

Para terminar

Cada proyecto es una instancia para investigar, aprender algo nuevo y generar impacto positivo. Nunca deberíamos dejar que la simple rutina corporativa, nos quite esa oportunidad.

Este método lo recomendamos con los siguientes tiempos:

• IDEACION: 1 semana
• Diseño: 2 semanas
• integración: 1 semana
• arquitectura: 2 a 3 semanas
• Implementación 1 mes.

Espero que tu próximo proyecto sea un proyecto feliz. Pueden ver el capítulo completo sobre Proyecto Mínimo Viable aquí: https://www.youtube.com/watch?v=t5_NeB58zsc

Acerca de la autora:

Hanna Back Pyo es publicista, de la Universidad del Pacífico. Con más de 10 años de experiencia en marketing y métricas digitales, diseño de servicios, gestión de proyectos ágiles, políticas públicas digitales y diseño de servicios TI. Le apasiona optimizar cosas y pintar acuarelas. Emprendedora, hacker cívico, mentora de startups y ex coordinadora de diseño de servicios digitales del Gobierno de Chile, actualmente es la Cofounder y CEO de Authomata.io

Acerca del editor:

Andrés Bustamante Valenzuela es psicólogo organizacional de la Universidad Católica, magíster en Ingeniería de Negocios y Tecnologías de Información de la Universidad de Chile y cuenta con diplomados en Diseño de Servicios (UC) y en Teatro Musical (Projazz). Con más de 20 años de experiencia en tecnología, procesos, políticas públicas y transformación digital. Le apasiona la Realidad Virtual y cantar. Emprendedor, artista amateur, ex Director de Gobierno Digital de Chile, nombrado en 2018 por Apolytical UK como una de las 100 personas mas influyentes del mundo en Gobierno Digital. Actualmente Cofounder y socio de Authomata.io