Eres líder de un equipo. Estás tratando de mantener a flote la moral, la producción y el espíritu de un grupo de personas que dependen de ti. Sin embargo, sientes que a pesar de todas las instrucciones, correos y mensajes de voz que envías, nadie te escucha ni te hace caso.

Existe algo llamado “comunicación” y también aplica al trabajo…

El qué comunicas y cómo lo haces, es clave para convertir la rutina de todo ese equipo en algo útil y agradable, o inútil y caótico. Recuerda que la comunicación funciona igual en todas las circunstancias, tal como lo aprendimos en el colegio… hay un emisor, un receptor, unos canales y… RUIDO o INTERFERENCIA. Esto es especialmente relevante en modo teletrabajo, pues todo va a pasar a través de canales y no de interacción directa, aumentando las posibilidades de ruido y distorsión del mensaje.

Claro, podrías confiar en el poder de ser gerente y que en general, la gente va a seguir tus instrucciones. Pero la gerencia no puede superar estas leyes naturales:

1. Saturación: Esa casilla de mail ya no resiste otra cadena de mails con copia a todos, ni ese grupo de WhatsApp con 200 mensajes aguanta otro mensaje más.
2. Resistencia: Ese ser humano no resiste más indicaciones de audio de 5 minutos, ni reuniones todo el día

¿Cómo podemos volver a tomar control de las comunicaciones y redireccionar la energía de nuestro equipo a lo que queremos que suceda?

Para esto, aplicaremos 2 principios:

1. Indicaciones completas: Ningún pedido debiera salir sin una total claridad de lo que se pide (el objetivo), por qué se pide (impacto esperado y contexto), qué es lo más importante (priorización), referencia de quien debe participar (equipo asignado) y ejemplos, si es que existen.
2. Feedback o retroalimentación inmediata: Ningún pedido debería ejecutarse sin entregar y recibir un feedback que aclare cualquier duda del pedido, y la solicitud de feedback debe ser en menos de 24 horas.

Estos dos principios evitarán el ciclo sin fin de una tarea mal pedida y mal ejecutada con sus iteraciones posteriores. Sabemos que es difícil evitar la tentación de lanzar una idea sin forma, con la ilusión de que el otro la transformará en aquello que ni tu sabes que necesitas. Sin embargo créenos… NADA útil va a salir de eso.

Después que ya sabemos las dos leyes y los dos principios. Apliquemos lo que ya sabemos a los canales de comunicación

No todos los canales son lo mismo…

Resignificando el mail

La mayoría de nuestras casillas están llenas de basura: mails donde nos copian porque sí, mails promocionales, mails institucionales que no solicité, notificaciones de los sistemas que ocupo (y a veces algunos que no). Es poco probable que alguien vea tu “mail súper importante” cuando hay tanta basura.

Si quieres que algo se lea:

• Ten una política de antispam en tu empresa
• La información de proyectos debe estar pública para todo colaborador que corresponda para evitar esos mails de seguimiento.
• NO OCUPES EL MAIL para discutircuando tengas plataformas de colaboración y gestión de proyectos (y preocúpate de tenerlas si aún no las tienes).
• Promueve el uso de carpetas compartidas para evitar la cadena eterna de búsqueda de archivos y mails solicitándolos. Para esto siempreenvía el link al archivo compartido, y no el adjunto.
• Haz un formato de Asunto especial, que permita etiquetar tu mail de forma automática en las casillas de los colaboradores.
• El mail es asíncrono o sea la gente no lo ve al mismo tiempo que tú lo envías a menos que la otra persona viva en su casilla, así que si algo se va a derrumbar…usa el sistema de mensajería directa (algo así como la batiseñal)

WhatsApp es para asados

Todos tenemos grupos (amigos, compañeros de colegio y de trabajo) pero los grupos de WhatsApp NO SON CANALES OFICIALES DE TRABAJO (lo sabemos, es un montón de mayúsculas). WhatsApp es una pésima plataforma para encontrar mensajes, estar actualizado o dar seguimiento.

¿Para qué funciona?

• Es un buen canal informal para lidiar con cosas personales y de ocio de la oficina. ¿Cumpleaños, asados, bautizos? Whatsapp es tu canal
• Para emergencias. Siendo emergencia algo donde el tiempo es crítico o donde el impacto negativo puede ser mitigado.
• Para notificaciones que tienen un tiempo critico (por ejemplo la bajada del sitio por mantención.
• Para inicios de procesos importantes por ejemplo con pequeños videos explicativos

¿Qué NO funciona?

• Mensajes de audio, NO. Ud. no lo haga.
• En serio. No mande mensajes de audio.

Cualquier audio de mayor de 1 minuto, tiene riesgo de no ser escuchado y no decir nada. Si es algo importante, no lo haga en audio, a menos de que espere nada de su mensaje.

¿Cómo mandamos mensajes entonces?

Para eso existen herramientas que facilitan la comunicación, a la vez que se integran con el resto de herramientas colaborativas y permiten facilitar la búsqueda de conversaciones, la agrupación de las mismas en torno a proyectos o productos, así como vincular archivos. Algunas de las más recomendadas son Slack (que tiene una versión gratuita), Mattermost es un clon open source de slack que se puede instalar en las organizaciones, Microsoft Teams y Google chats, Flock y Chanty.

Teléfono

Los millennials no sabemos usar el teléfono, sinceramente nos pone nerviosos.

Las llamadas son preferentemente coordinadas previamente y son el formato preferente cuando resolver el asunto de la llamada sería una cadena espantosa de mails. Alguien debe registrar en una nota lo discutido…porque las dos personas lo olvidaran (es en serio, no llames sin un cuaderno y lápiz)

Muy importante: una llamada=un tema

Videoconferencia, ¿la nueva oficina? #NOT

La gente tiende a pensar que la videoconferencia es lo más parecido a una oficina presencial. Eso es lo único que explicaría por qué las gerencias toman la decisión de hacer de la videoconferencia, la actividad principal de los equipos, siendo que es una actividad que drena las ganas de vivir de los equipos y que en escasas ocasiones y con variables controladas, sirven para algo.

La videoconferencia sirve cuando:

• Existe una agenda previa de temas a resolver. Si no hay agenda la reunión es inservible.
• Todos los que asisten son parte del equipo que puede resolver el problema
• No hay nadie extra, que no sea parte del equipo que resuelve el problema. Las reuniones no son para ir a “vitrinear”.
• Cuando existe toda la información para resolver el asunto
• Cuando se requiere interacción a tiempo real y esa interacción genera un cambio real o aportes significativos, sino esta videoconferencia era un mail.
• Cuando el alcance de la agenda es algo que se puede resolver en la extensión de la reunión (Generalmente es mucho menos de lo que imaginas)
• Cuando todos los que participan ya tienen el material con anticipación. En las reuniones no se explica un informe o presentación que se pudo haber enviado. Si alguien no la leyó antes de la reunión, debe hacerse responsable.
• Existe registro de los resultados y compromisos y responsables de lo conversado en la videoconferencia, que luego quedan disponibles de forma pública. En caso contrario, la reunión no tuvo ningún sentido.

Plataforma de Colaboración

Lo peor que puedes hacer como gerente es dar instrucciones por mail, comentar una idea por WhatsApp, solicitar un status de proyecto vía videoconferencia…a menos de que quieras caos y destrucción.

Lo razonable es que las conversaciones de un proyecto se lleven en un solo lugar. El ciclo de requerimiento, codiseño, seguimiento e implementación requieren la unificación de información y ahorran horas a tu equipo.

La clave del uso de la plataforma:

• Los estatus del proyecto se informan en la plataforma
• Se usa la plataforma en las reuniones para revelar bloqueos, no mostrar avances
• Todas las conversaciones relevantes se llevan en la plataforma
• Todas las reuniones se registran ahí
• Todos los archivos se comparten por los canales de los proyectos y NO POR MAIL.

Aquí existen muchas alternativas y dependen de manera importante de la metodología de gestión de proyectos de cada organización. algunos ejemplos incluyen: Trello, Jira, Clubhouse, Wrike, Asana, Pivotal tracker, Soho project / sprints, Hive

Estamos seguros que tienes buenísimas ideas y esperamos que este articulo te haya mostrado mejores maneras de comunicarlas y hacerle seguimiento.

Recuerda, eres clave para el éxito y la felicidad de tu equipo.

Este artículo está basado en nuestro programa #WaaS en el episodio: «Ok Boomer: como arruinan el teletrabajo para todos. Mira este episodio en nuestro canal de Youtube: https://www.youtube.com/channel/UC7yrf3D1U_iLWkfBzkGqaCA

Si tienes cualquier duda, te esperamos en la comunidad. https://comunidad.authomata.io

Acerca de los autores:

Hanna Back Pyo es publicista, de la Universidad del Pacífico. Con más de 10 años de experiencia en marketing y métricas digitales, diseño de servicios, gestión de proyectos ágiles, políticas públicas digitales y diseño de servicios TI. Le apasiona optimizar cosas y pintar acuarelas. Emprendedora, hacker cívico, mentora de startups y ex coordinadora de diseño de servicios digitales del Gobierno de Chile, actualmente es la Cofounder y CEO de Authomata.io

Andrés Bustamante Valenzuela es psicólogo organizacional de la Universidad Católica, magíster en Ingeniería de Negocios y Tecnologías de Información de la Universidad de Chile y cuenta con diplomados en Diseño de Servicios (UC) y en Teatro Musical (Projazz). Con más de 20 años de experiencia en tecnología, procesos, políticas públicas y transformación digital. Le apasiona la Realidad Virtual y cantar. Emprendedor, artista amateur, ex Director de Gobierno Digital de Chile, nombrado en 2018 por Apolytical UK como una de las 100 personas mas influyentes del mundo en Gobierno Digital. Actualmente Cofounder y socio de Authomata.io